آیین‌نامه تشکیل جلسات هیات مدیره

آیین‌نامه تشکیل جلسات هیات مدیره انجمن پزشکان عمومی ایران

 

مفاد این آیین نامه به منظور تحقق اهداف مندرج در اساسنامه انجمن پزشکان عمومی ایران، با اجرای صحیح وظایف و اختیارات تعیین شده برای هیات مدیره، تدوین گردیده است.

ماده ۱ : تعاریف

۱٫       هیات رئیسه انجمن: متشکل از رئیس، نایب رئیس و دبیر می باشد.

۲٫       جلسات عادی: بصورت دوره ای و با تواتر زمانی خاص تشکیل می­شود.

۳٫       جلسات فوق العاده: در صورت ضرورت علاوه بر جلسات عادی قابل تشکیل است.

۴٫       رسمیت جلسات و مصوبات: جلسات عادی با حضور دو سوم اعضای هیات مدیره رسمی است و کلیه مصوبات آن نیز با اکثریت نسبی اعضای حاضر دارای اعتبارمی باشد. در جلسات فوق العاده حد نصاب برای تشکیل جلسه مطرح نمی باشد، اما مصوبات آن با توافق نصف به اضافه یک کل اعضای هیات مدیره (حاضر یا غایب) قابل اجراست.

۵٫       تشکیل و اداره جلسات: تشکیل جلسات به عهده دبیر و اداره جلسات به عهده رئیس و در صورت عدم حضور وی به عهده نایب رئیس میباشد.

۶٫       غیبت: به معنی عدم حضور غیر موجه و بدون اطلاع قبلی اعضا میباشد.

۷٫       معذور: عضوي است كه با ذكر دلايل موجه به دبير و حداقل ۷۲ ساعت قبل از تشكيل جلسه، عدم امكان حضور خود را در جلسه اعلام نمايد. غيبت با اطلاع كمتر از ۷۲ ساعت، صرفا با احراز موجه بودن و تاييد رئيس هيأت مديره، معذوريت محسوب مي گردد.

ماده ۲: وظایف

۱٫       رئيس هيأت مديره: وظیفه ریاست و اداره جلسه، مشارکت در تهیه و تایید دستور کار، انطباق مصوبات با مقررات و سیاست های انجمن، جمع بندی مذاکرات و تصمیمات، تایید نهایی صورتجلسات و ابلاغ تخلفات انضباطی اعضای هیات مدیره را در جلسه بر عهده دارد.

۲٫       دبير جلسه: وظیفه تهيه و ارسال دستور كار، مستند سازي مذاكرات جلسات، پيگيري اجراي تصميمات و مصوبات، مديريت وقت جلسات و ارزیابی نتایج عملکرد هیات مدیره را بر عهده دارد.

۳٫       نايب رئيس: در غياب رئيس هيأت مديره ، وظايف وي را در جلسه بر عهده دارد.

۴٫       اعضاء هيأت مديره: ضمن حضور فيزيكي منظم و به موقع درجلسات وظیفه ارائه نظرات و پيشنهادات و همچنین گزارش نتايج وظايف محوله و موضوعات ارجاع شده را بر عهده دارند.

ماده ۳ : نحوه تشکیل جلسات و تنظیم دستورکار

۱٫       تشكيل جلسات عادي با تواتر زماني خاص و با توافق هيأت مديره صورت مي گيرد.

۲٫       جلسات فوق‌العاده در صورت ضرورت در هر زماني با نظر هيأت رئيسه ويا درخواست ۳/۱ اعضاي هيأت مديره قابل تشكيل خواهد بود.

۳٫       تهيه دستور كار توسط دبير قبل از هر جلسه الزامي است که پس از اخذ نظر رئيس هيأت مديره، با امضاء دبير برای كليه اعضاء ارسال می شود.

۴٫       در دستور كار، شماره جلسه، تاريخ برگزاري، ساعت آغاز و پايان جلسه، موضوعات دستور كار و ترجيحا زمان­بندي موضوعات قيد مي­گردد.

۵٫       تعيين موضوعات براي دستور كار جلسات عادي براساس: اولويتهاي موجود در برنامه‌ريزي راهبردی يا عملياتی، مباحث اجرايي وارده، پيشنهاد هيأت مدیره، پيشنهاد شعب، پيشنهاد اعضاء انجمن يا هريك از تشكلهاي پزشكي و… می­باشد.

۶٫       موضوعاتي كه در دستور كار جلسه نبوده‌اند به پيشنهاد هر كدام از اعضاء و تصويب دو سوم حاضرين، جهت طرح در همان جلسه (ناشي از ضرورت و فوريت موضوع) مي­توانند در دستور كار قرار گيرند.

۷٫       دستور كار جلسات فوق‌العاده بنا به نظر درخواست كنندگان اين جلسه توسط دبير تهيه خواهد گرديد.

۸٫       كليه اعضاء مي­توانند نظرات مكتوب يا ساير مستندات خود را (صرفا حول محورهاي دستور كار) حداقل ۴۸ ساعت قبل از ارسال دستور کارجلسه جهت انضمام به دستورکار به دبير تحويل نمايند.

۹٫       تحويل مستندات خارج دستور کار، جهت قرار گرفتن در اختيار اعضاء، قبل از شروع جلسه بلامانع بوده اما جهت رويت همکاران در حين جلسه، مستلزم موافقت رئيس هيأت مديره است.

۱۰٫    كليه مستندات حول محور دستور جلسه كه تحت عناوين نتايج كارشناسي، نظرات و پيشنهادات ، مكاتبات اداري، آمار و ساير مواردمرتبط كه نياز به تحليل، تفكر و ارائه نظر دارد بايد به عنوان ضميمه دستور كار براي كليه اعضاء ارسال شود.

۱۱٫    دستور كار جلسات عادي حداقل ۵ روز قبل از جلسه بصورت مكتوب يا الكترونيك  و با امضاء دبير بايستي به اطلاع اعضا برسد.

۱۲٫    اعلام دستور كار جلسات فوق العاده حداقل ۲۴ ساعت قبل و به صورت مكتوب يا شفاهي است.

ماده ۴: اداره جلسات و پیگیری مصوبات

۱٫       ثبت مذاكرات در جلسه بعهده دبير و در صورت عدم حضور ايشان به عهده هر يك از اعضاء به پيشنهاد رئيس جلسه خواهد بود.

۲٫       مديريت وقت و اعلام موضوعات دستور كار به عهده دبير و جمع‌بندي مباحث و نتيجه‌گيري بر عهده رئيس جلسه است. ضمنا هيأت رئيسه خود نيز از رعايت زمان و کسب وقت‌ جهت ابراز نظرات مبرا نمي­باشند.

۳٫       تصويب موضوعات پس از استماع نظرات موافق و مخالف و احراز کفايت مذاکرات، با رای­گيری مشخص می­شود.

۴٫       در صورت پيشنهاد حداقل ۴/۱ (یک چهارم) اعضاء حاضر يا صلاحديد هيأت رئيسه، رای گيری بصورت مخفی خواهد بود.

۵٫       مذاكرات جلسه بصورت مبسوط در «دفتر صورت جلسات هيأت مديره» و با امضاء كليه اعضاء حاضر ثبت می­شود. سپس دبير جلسه حداكثر تا ۷ روز بعد نسبت به ارسال مصوبات جلسه براي کليه اعضاء اقدام مينمايد. محتوای صورتجلسه شامل: شماره جلسه، نوع جلسه (عادي يا فوق‌العاده)، تاريخ و مدت زمان جلسه، مكان برگزاري، موضوعات مطرح شده و باقيمانده، مستندات ارائه شده در جلسه (نامه‌ها، قوانين و ساير مستندات مكتوب)، خلاصه مذاكرات يا تصميمات، پيشنهادات دستور كار جلسات آتي، موضوعات ارجاع شده به افراد يا زيرگروه­ها، اسامي حاضرين، مهمانان، غايبين و معذورين، ميزان تاخير در ورود يا تعجيل در خروج اعضاء.

۶٫       سقف زمان جلسات حداكثر ۳ ساعت مي­باشد و حداكثر ۲۰ دقيقه اول هر جلسه به مطالب قبل از دستور و بررسي نتايج مصوبات قبلي اختصاص مي‌يابد.

۷٫       عدم حصول حد نصاب جهت رسميت جلسات حداكثر با مهلت سي دقيقه  از موعد شروع جلسه سنجيده مي­شود.

۸٫       اعضاء بايستی مقيد به رازداري مذاكرات جلسه بوده و صرفا ميتوانند تصميم نهايي را اعلام نمايند و از بيان نظرات و مباحث اعضاء در خارج جلسات بايستي پرهيز نمايند.

۹٫       مسئوليت ارائه تصميمات و مصوبات جلسه، به سازمانهاي مربوطه و رسانه‌ها، با هيأت رئيسه يا نماينده تعيين شده از سوي رئيس هيأت مديره خواهد بود.

۱۰٫    در صورتيكه هر يك از اعضاء در جلسات عادی مرتكب غيبت شوند، مطابق با اساسنامه انجمن در مورد آنان رفتار خواهد شد. كليه غيبتها در صورتجلسات درج خواهد شد و در صورت لزوم تذکر شفاهی یا مکتوب از سوی رییس هیات مدیره داده خواهد شد.

۱۱٫    در صورتيكه هر يك از اعضاء مرتكب غيبت بیش از حد مجاز شوند در حكم استعفاي ايشان محسوب و جايگزيني عضو علي‌البدل پس از تاييد هيأت مديره الزامي است.

۱۲٫    چنانچه تا يك هفته پس از اعلام رسمي مستعفي بودن عضو در هيأت مديره، وي كتبا به موضوع اعتراض نمايد، در اولين جلسه مطرح وبا نظر اعضاء حكم اوليه قابل نقض خواهدبود.

۱۳٫    با تصويب هيأت مديره، امكان حضور روسا یا نمایندگان شعب با اعلام قبلي و صرفا به عنوان مستمع، بدون حق راي در جلسات امكان­پذير ميباشد.

۱۴٫    امضاي دفتر صورت جلسه توسط كليه اعضاي حاضر با ذكر نام ونام خانوادگي بمعناي تأييد كليه موارد مندرج در دفتر و به تبع آن امضاء دبير جلسه در برگه صورت جلسه ارسال شده براي اعضاء، بمعناي قبول مسئوليت صحت انتقال خلاصه مذاكرات يا تصميمات از دفتر صورت جلسه مي باشد.

۱۵٫    ثبت صورت جلسه در دفتر انديكاتور و بايگاني آن بصورت باز و قابل دسترس كليه اعضاء ميباشد. انضمام تصوير مستندات جلسه در بايگاني صورت جلسات جهت دسترسي سريع اعضاء به سوابق ضروري است.

۱۶٫    با توجه به ضرورت پيگيري اجراي مصوبات، دبير جلسه بصورت دوره­اي نسبت به ارائه گزارش در خصوص اجراي مصوبات و نتايج مربوطه اقدام مي نمايد و در صورت نياز، گزارش نتايج توسط مجري مربوطه در دستور كار جلسات قرار خواهد گرفت.

۱۷٫    در پايان هر سال كاري و در انتهاي دوره هيأت مديره، شاخصها و ارقام قابل استخراج، توسط دبير تهيه و مبناي بخشي از گزارش هيأت مديره به اعضاي انجمن قرار ميگيرد. از جمله اين شاخصها يا ارقام: تعداد جلسات عادي و فوق‌العاده، حداقل و حداكثر تعداد اعضاء حاضر، ميانگين مدت جلسات، ميانگين و مجموع زمان جلسات در هر سال و در پايان دوره، وضعيت اعضاء از نظر حضور فيزيكي، تعداد مصوبات، تعداد طرحهاي پيشنهادي اعضاء يا ساير افراد، تعداد موضوعات مطرح شده در دستور كار، میزان عدم انطباق دستور كار با زمان جلسات، ميزان عدم رسميت جلسات يا سايرشاخصهای مرتبط خواهد بود.

این آیین نامه در ۴ ماده و ۴۰ بند در جلسه مورخه ۲۹/۳/۹۲ هیات مدیره انجمن به تصویب رسید و از این تاریخ قابل اجراست.

دانلود فایل ضمیمه

جوابی بنویسید

ایمیل شما نشر نخواهد شدخانه های ضروری نشانه گذاری شده است. *

*